Die größte finanzielle Belastung für den Arbeitgeber im Zusammenhang mit krankheitsbedingten Fehlzeiten ist die Entgeltfortzahlung oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Andere Kosten im Zusammenhang mit Arbeitsunfähigkeit habe ich als laterale Absentismuskosten bezeichnet. Dieser Begriff wurde gewählt, da es keinen allgemeingültigen, zusammenfassenden Ausdruck für alle Kosten neben der Entgeltfortzahlung gibt. Es existieren einige Begriffe wie Nebenkosten, Zusatzkosten, u.a., die jedoch nicht die erhebliche Belastung für Arbeitgeber treffend ausdrücken und die notwendige Aufmerksamkeit erregen kann, um die eigene Situation in Bezug auf Krankenstände angemessen zu bewerten.
Laterale Absentismuskosten
Laterale Absentismuskosten sind Ausgaben, die oft intransparent und schwer quantifizierbar sind. Man könnte sie auch als “unsichtbare Kosten” bezeichnen, zum Beispiel wenn Arbeiten von erfahrenen Mitarbeitern schneller oder effizienter erledigt werden könnten. Im Produktionsbereich könnten dies Standardarbeitsabläufe sein, im Bürobereich die Pflege von Netzwerken zu Kollegen oder Kunden. Im Handwerk entstehen zusätzliche Kosten, beispielsweise durch die Trennung von Teams, wenn mehrere Fahrzeuge eingesetzt werden müssen und der Zeitbedarf für die Abwicklung von Baustellen steigt.
Die Kosten für einen Tag krankheitsbedingter Abwesenheit werden von der BAuA/BMAS ermittelt, wobei Produktionsausfallkosten berücksichtigt werden, die sich auf das durchschnittliche Arbeitsentgelt der Beschäftigten und den Verlust an Arbeitsproduktivität beziehen, bezogen auf die durchschnittliche Bruttowertschöpfung. Der Verlust an Bruttowertschöpfung kann durch das Auftreten lateraler Abwesenheitskosten reduziert werden, da das Unternehmen durch den Einsatz von Aushilfskräften oder Überstunden zusätzliche Einnahmen generiert. Dennoch handelt es sich um einen Mehraufwand für Unternehmen, die neben den Kosten einem zusätzlichen Risiko ausgesetzt sind.
In der Literatur werden nur einige wenige, sehr allgemeine Zusatzkosten genannt, aber nicht quantifiziert. Oft werden eher Begriffe anstelle konkreter Zahlen verwendet. Es wird auf die Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) oder einer Betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) verwiesen, wobei Verbesserungspotenziale genannt, aber nicht monetär bewertet werden. Andere verweisen auf die Einführung eines Arbeitsschutzmanagements, das auch als Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements gesehen werden kann, aber auch als eigenständige Lösung Erfolg verspricht.
Kostenarten durch krankheitsbedingte Abwesenheiten
Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht über die möglichen Kostenarten, die durch die krankheitsbedingte Abwesenheit eines Mitarbeiters entstehen können. Sie enthält Positionen für Personalkosten sowie Arten, die über die Personalkosten des betroffenen Mitarbeiters hinausgehen. Diese Übersicht basiert auf Literaturdaten und meinen eigenen Erfahrungen als langjähriger Werkleiter eines deutschen Produktionsstandorts. Es ist wichtig zu beachten, dass es je nach Unternehmen, Branche, Region usw. geringfügige Abweichungen geben kann. Nicht alle aufgeführten Kosten müssen zwangsläufig anfallen, da dies vom Grad der Abwesenheit im Unternehmen sowie von individuellen Faktoren des Mitarbeiters abhängen kann, beispielsweise ob rechtliche Maßnahmen erforderlich sind.
Die Hauptbelastung für Unternehmen im Zusammenhang mit krankheitsbedingter Abwesenheit liegt immer, zumindest bis zum Ablauf der ersten 6 Wochen, bei der Entgeltfortzahlung. Die Pauschalkosten, wie sie in den BAuA/BMAS-Berichten berichtet werden, sind zwar gute Indikatoren, ermöglichen jedoch keine direkte Anwendung auf das individuelle Unternehmen. Neben der rein finanziellen Betrachtung sollten auch die Faktoren wie Motivation, Mitarbeiterzufriedenheit, Überlastung, Unternehmenskultur, Fürsorge und andere nicht außer Acht gelassen werden. Diese Faktoren sind selbst durch die umfassendsten Analysen nicht in monetären Werten zu erfassen, haben jedoch einen erheblichen Einfluss auf das Unternehmen. Selbst wenn wir diese Faktoren außer Betracht lassen, sind die wirtschaftlichen Auswirkungen enorm.
Praxisbeispiel: Mittelständisches Unternehmen – Metallversarbeitende Industrie – Tarifgebunden
Die folgende Tabelle illustriert dies anhand eines Beispielrechnung für ein mittelständisches Unternehmen in der Metallverarbeitenden Industrie.
Die ersten beiden Spalten repräsentieren Auszüge aus dem BMAS/BAuA-Bericht von 2018 und zeigen einerseits die allgemeinen Kosten im Unternehmen und andererseits die Kosten im produzierenden Gewerbe, wo sie aufgrund der höheren Produktionsausfallkosten und Arbeitsproduktivität im Durchschnitt höher ausfallen. Die folgenden Spalten stellen die Kosten für ein mittelständisches Metallunternehmen dar, das tarifgebunden ist und die tatsächlichen Entgeltfortzahlungs- und Lateral Absentismus Kosten aufweist. In diesem Beispiel werden die Zahlen aus dem BMAS/BAuA-Bericht nicht berücksichtigt. Die Berechnung der Entgeltfortzahlung basiert auf den Jahreskosten eines Mitarbeiters im Verhältnis zu den verfügbaren Stunden. Die Lateral Absentismus Kosten für einen (LAK) Leiharbeiter können in Unternehmen variieren, werden jedoch hier im Beispiel, aufgrund einer Betriebsvereinbarung, die in Richtung Equal Pay geht, mit einem annähernden Stundenlohn eines festen Mitarbeiters berechnet.
In Zeiten hoher Auftragsauslastung, in denen Ausfälle durch Leiharbeitnehmer kompensiert werden müssen, können die Kosten für den ersten Tag der Abwesenheit durchaus bei knapp 1.000 € liegen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass Einweisungen durch Arbeitssicherheit und Vorgesetzte, Schulungen durch Vorgesetzte und Kollegen, geringere Produktivität sowie administrative Aufwände wie Umstrukturierung und Personalmanagementtätigkeiten anfallen, die die Kosten in die Höhe treiben. Hinzu kommen weitere Lateral Absentismus Kosten (LAK), wie in der Tabelle aufgeführt. Ab dem zweiten Tag reduzieren sich die Kosten bereits auf “nur” etwa 670 € pro Tag. Eine einwöchige Krankmeldung eines Mitarbeiters kann somit leicht bei über 3.000 € pro Woche pro Mitarbeiter liegen. Dies ist eine Summe und ein wirtschaftlicher Schaden, der vielen Unternehmen in dieser Auswirkung nicht bewusst ist. Dies ist vielen Ärzten sicherlich auch nicht bewusst, da Deutschland weltweit an der Spitze der Krankenstände liegt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unseren verschiedenen Blogbeiträgen.
Non-monetäre Faktoren
Um einige der oben genannten Begriffe zusammenzufassen: Hohe Krankenstände beeinträchtigen die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich. Mitarbeiter müssen oft ungeliebte Aufgaben übernehmen, Überstunden leisten oder unter erhöhtem Druck arbeiten, wenn Kollegen ausfallen. Neben der Belastung und den negativen Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit entstehen Risiken für Arbeitsfehler, die sich auf die Produkt- oder Dienstleistungsqualität auswirken können. Im schlimmsten Fall können diese Motivationsprobleme den Betriebsfrieden und das Betriebsklima beeinträchtigen.
Mitarbeiter, die häufig unter den krankheitsbedingten Abwesenheiten anderer leiden, erwarten Maßnahmen seitens des Managements oder der Führungsebene. Dies kann im Bereich des Gesundheitsschutzes und der Gesundheitsförderung liegen, aber auch bis hin zur Forderung gehen, sich von Mitarbeitern mit auffälligen Abwesenheitsprofilen zu trennen. Selbst wenn das Management bestrebt ist, umfassendes Gesundheitsmanagement zu implementieren und Maßnahmen zur Reduzierung des Krankenstands umzusetzen, stößt es im deutschen Arbeitsrecht auf Herausforderungen. Selbst bei deutlich auffälligen Fällen, die alle erforderlichen Kriterien für eine krankheitsbedingte Kündigung erfüllen, verläuft dies selten erfolgreich für den Arbeitgeber. Hierzu existieren kuriose Beispiele, die möglicherweise weiteren Blogbeiträgen oder sogar einem separaten Buch bedürfen.
Wenn Sie Fragen zu krankheitsbedingten Abwesenheiten haben, schreiben Sie mir gerne.
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Sie werden feststellen, dass auch Sie Optimierungen vornehmen können.
Quellen:
BMAS/BAuA (2018): Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit – Berichtsjahr 2017. Download von www.baua.de/suga; Online:https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Berichte/Suga-2017.html